企業で社用車や営業車を使用する場合、運転日報は安全運転管理や法令遵守のために欠かせない記録です。

運転日報は、単に「誰が車を使ったか」を残すだけの書類ではありません。運転者の走行状況や走行距離、運転時間などを記録することで、過労運転の防止、事故リスクの低減、業務効率の改善にも役立ちます。

そこで今回は、運転日報とは何か、記載すべき項目、保存期間、法的義務、管理を怠った場合の注意点まで詳しく解説します。

1. 運転日報とは？

運転日報とは、業務で自動車を運転した際に、運転者・使用車両・運転時間・走行距離・運行状況などを記録するための書類です。

社用車や営業車を使用する企業では、日々の運転状況を把握し、安全運転管理を行うための重要な資料となります。

1-1. 運転日報の作成目的

運転日報の主な目的は、次の3つです。

• 法令遵守
• 安全運転の管理
• 業務管理・コスト管理

運転日報を記録することで、誰が、いつ、どの車両を、どのように使用したのかを把握できます。

また、走行距離や運転時間を確認することで、長時間運転や過労運転の兆候を把握しやすくなり、事故防止にもつながります。

さらに、訪問先や走行ルート、給油状況などを記録しておけば、業務効率の見直しや車両コストの削減にも活用できるでしょう。

2. 運転日報の作成義務

運転日報は、すべての企業に同じ内容で義務付けられているわけではありません。対象となる車両や事業内容によって、関係する法律や記録内容が異なります。

2-1. 作成義務に関わる2つの法律

運転日報に関係する主な法律・規則は、次の2つです。

• 貨物自動車運送事業輸送安全規則
• 道路交通法施行規則

貨物自動車運送事業輸送安全規則は、主にトラックなどを使用して貨物運送事業を行う事業者が対象です。

一方、道路交通法施行規則は、一定台数以上の自動車を使用する企業に選任が求められる「安全運転管理者」の業務に関係します。

2-2. 運転日報の記録・保存が義務となる企業

運転日報や運転日誌の記録が必要となる主な企業は、次のとおりです。

貨物自動車運送事業者

一般貨物自動車運送事業者など、事業用トラックを使用して貨物輸送を行う事業者は、運転者に乗務記録、いわゆる運転日報を記録させる必要があります。

また、貨物自動車運送事業輸送安全規則では、記録を1年間保存しなければならないとされています。

一定台数以上の自動車を使用する企業

道路交通法では、次のいずれかに該当する事業所ごとに、安全運転管理者の選任が必要です。

• 乗車定員11人以上の自動車を1台以上使用している場合
• その他の自動車を5台以上使用している場合

安全運転管理者は、運転者の運転状況を把握し、安全運転を確保するための管理業務を行います。その業務の一つとして、運転日誌の備付けや記録が関係します。

3. 運転日報に記載すべき項目

運転日報に記載すべき項目は、貨物運送事業者と一般企業の社用車利用では異なります。

ここでは、それぞれのケースに分けて確認していきましょう。

3-1. 運送業者などの必須記載項目

貨物自動車運送事業輸送安全規則に基づく乗務記録では、主に次のような項目を記録します。

• 運転者等の氏名
• 事業用自動車の自動車登録番号など車両を識別できる表示
• 乗務の開始・終了の地点および日時
• 主な経過地点
• 走行距離
• 運転を交替した場合の地点および日時
• 休憩または睡眠をした場合の地点および日時
• 一定の大型車両における貨物の積載状況
• 事故、著しい遅延、その他異常が発生した場合の概要と原因
• 運行指示があった場合の内容

運送業では、過労運転や過積載、運行遅延などが重大事故につながるおそれがあります。そのため、一般的な社用車よりも詳細な記録が求められます。

3-2. 社用車などの場合の必須記載項目

一般企業が社用車や営業車を使用する場合、運転日誌には主に次の項目を記録します。

• 運転者の氏名
• 運転の開始および終了の日時
• 走行距離
• その他、自動車の運転状況を把握するために必要な事項

法令上の基本項目に加えて、企業の実務では次のような項目も記録しておくと管理しやすくなります。

• 使用車両のナンバー
• 訪問先・行き先
• 使用目的
• 出発前点検の結果
• 給油の有無
• 車両の異常や不具合
• 事故・ヒヤリハットの有無
• アルコールチェック結果との照合欄

4. 運転日報の保存期間

運転日報は、作成して終わりではありません。後から確認できるように、適切に保存しておく必要があります。

貨物自動車運送事業輸送安全規則では、乗務記録を1年間保存しなければならないとされています。

一方、一般企業の社用車に関する運転日誌については、道路交通法施行規則上、保存期間が明確に定められていることは確認できません。

ただし、安全運転管理者に義務付けられているアルコールチェックの記録については、警察庁資料で1年間保存することが示されています。そのため、実務上は運転日報も少なくとも1年間は保存しておく運用が望ましいでしょう。

また、労務管理や事故対応、社内監査への備えとして、企業によってはより長期間保存するケースもあります。

4-1. 推奨される保存形式

運転日報の保存形式は、紙でもデータでも運用できます。

ただし、紙で管理する場合は、次のような課題が発生しやすくなります。

• 保管スペースが必要になる
• 過去の記録を探すのに時間がかかる
• 記入漏れや紛失が起きやすい
• 集計や分析に手間がかかる

そのため、近年では運転日報をデジタル化し、クラウド上で管理する企業も増えています。

データ保存を行う場合は、改ざん防止のため、編集履歴が残る仕組みや、管理者が確認できる承認フローを整えておくと安心です。

4-2. 作成・保存など管理を怠った場合に罰則はある？

運転日報そのものの作成・保存を怠った場合について、一般企業の社用車利用に関して直接的な罰則が定められていることは確認できません。

ただし、安全運転管理者を選任すべき事業所で選任していない場合や、必要な届出を行っていない場合には、罰則の対象となります。

また、事故発生時に運転状況や管理体制を確認できる記録が残っていなければ、企業の安全管理体制が不十分だったと判断されるおそれがあります。

法的な罰則だけでなく、取引先や従業員、社会からの信頼を守るためにも、運転日報は継続的に記録・保存しておくことが重要です。

5. 運転日報は車両管理システム導入によるデジタル化がおすすめ

運転日報の記録・確認・保存を効率化するには、車両管理システムの導入がおすすめです。

車両管理システムとは、社用車の使用状況や運転者情報、点検記録、アルコールチェック結果などをデジタルで一元管理できる仕組みです。

主な機能として、次のようなものがあります。

• 車両情報の一元管理
• 運転日報のスマートフォン入力
• アルコールチェック記録との連携
• 点検・整備記録の管理
• 事故情報やヒヤリハットの記録
• 走行距離や燃料費の集計
• 管理者による確認・承認

紙の日報では、記入漏れや提出遅れ、保管の手間が発生しやすくなります。

一方、システムを活用すれば、運転者はスマートフォンから簡単に入力でき、管理者もリアルタイムで確認しやすくなります。

また、過去の記録を検索しやすくなるため、事故対応や社内監査、車両コストの見直しにも役立つでしょう。

まとめ

運転日報は、業務で自動車を使用する企業にとって、安全運転管理を行うための重要な記録です。

運送事業者の場合は、貨物自動車運送事業輸送安全規則に基づき、詳細な乗務記録の作成と1年間の保存が求められます。

また、一定台数以上の社用車を使用する企業では、安全運転管理者を選任し、運転状況を把握できる体制を整えることが重要です。

運転日報は、法令遵守だけでなく、事故防止、業務改善、コスト管理にも役立ちます。

紙での管理に負担を感じている場合は、車両管理システムを活用したデジタル化も有効です。

自社の車両利用状況に合わせて、無理なく継続できる運転日報の管理体制を整えていきましょう。