1．運転日報とは？

運転日報とは、業務で自動車を運転した際に、運転者、運転日時、走行距離、運行状況などを記録するための書類やデータです。

法律上は「運転日誌」と呼ばれる場合もありますが、企業の実務では「運転日報」「運行日報」などの名称で管理されることもあります。

営業車、配送車、トラックなど、企業が業務で使用する車両の運行状況を記録することで、安全運転管理や業務管理に活用できます。

1-1．運転日報の作成目的

運転日報には、大きく分けて次の3つの役割があります。

運転日報を作成することで、運転時間や走行距離、車両の利用状況などを把握できます。

長時間運転や過密な運行スケジュールが続いていないかを確認し、必要に応じて業務内容や車両配置を見直すことは、交通事故防止や労働環境の改善につながります。

また、走行距離や訪問先、車両の使用状況などを分析すれば、燃料費の削減、不要な移動の見直し、社用車台数の適正化など、業務改善にも活用できます。

2．運転日報の作成義務

すべての企業に一律で同じ内容の運転日報作成義務が課されているわけではありません。

事業形態や保有車両台数などによって、適用される法令や記録すべき内容が異なります。

2-1．作成義務に関わる主な2つの法令

運転日報・運転日誌の作成義務に関係する主な法令として、次の2つが挙げられます。

それぞれ対象となる事業者や必要な記録内容が異なるため、自社にどの法令が適用されるのかを確認することが重要です。

2-2．運転日報の記録・保存が義務となる企業

貨物自動車運送事業輸送安全規則では、一般貨物自動車運送事業者などに対し、事業用自動車の運行状況を記録する「乗務等の記録」の作成・保存が求められています。

運行管理者は、運転者の乗務状況や休憩、事故、運行上の異常などを適切に把握し、安全な輸送を確保する役割を担います。

一方、道路交通法では、一定台数以上の自動車を使用する事業所に安全運転管理者の選任が義務付けられています。

なお、二輪車は1台を0.5台として計算し、原動機付自転車は対象台数に含まれません。

安全運転管理者の業務のひとつとして、運転者名、運転日時、走行距離などを記録する運転日誌の作成・保存が定められています。

3．運転日報に記載すべき項目

運転日報に必要な記録項目は、適用される法令によって異なります。

ここでは、「貨物自動車運送事業輸送安全規則」と「道路交通法施行規則」のそれぞれについて確認していきましょう。

3-1．運送業者などの必須記載項目

貨物自動車運送事業輸送安全規則では、事業用自動車の運転者について、主に次の事項を記録することが求められています。

貨物運送事業者では、ドライバーの安全確保だけでなく、過労運転の防止や適正な運行管理を行うため、詳細な記録が求められています。

3-2．社用車などの場合の必須記載項目

道路交通法施行規則では、安全運転管理者の業務として、運転日誌に次の事項を記録することが定められています。

法令上必要となる項目に加えて、企業の安全管理や業務管理の目的に応じ、次のような項目を追加する方法もあります。

• 使用車両名・車両番号
• 訪問先・目的地
• 運転目的
• 給油量・燃料費
• 高速道路料金・駐車料金
• 車両点検結果
• アルコールチェックの確認結果
• 事故・ヒヤリハットの有無
• 管理者の確認欄

4．運転日報の保存期間

運転日報は、作成するだけでなく、法令で定められた期間保存する必要があります。

したがって、法令上の最低保存期間を満たすためには、少なくとも1年間は適切に保存できる管理体制を整えておく必要があります。

なお、運転日報に労働時間管理、経費精算、会計処理などに関する情報を含めている場合は、別の法令によってより長い保存期間が必要となる可能性があります。

4-1．推奨される保存形式

運転日報は、法令上必要な事項を確認でき、適切に保存・管理できるのであれば、紙だけでなく電子データによる運用も可能です。

しかし、複数の車両や運転者を管理する企業では、紙による管理には次のような課題があります。

• 記入漏れや記載ミスが発生しやすい
• 管理者による確認に時間がかかる
• 過去の記録を検索しにくい
• 保管スペースが必要になる
• 紛失や破損のリスクがある
• 走行距離や車両コストを集計しにくい

そのため、車両台数や運転者数が多い企業では、電子データや車両管理システムによる保存・管理が効率的です。

電子化する場合は、必要な記録を確実に保存できることに加え、アクセス権限、バックアップ、データの変更履歴など、記録の信頼性を確保する仕組みを整えておくことが望ましいでしょう。

4-2．作成・保存などの管理を怠った場合に罰則はある？

安全運転管理者制度では、運転日誌の備付けや保存など、安全運転管理者が実施すべき業務が定められています。

また、安全運転管理者を選任すべき事業所で選任していない場合や、選任・解任の届出を行っていない場合には罰則があります。

さらに、安全運転管理体制が不十分な状態で重大事故が発生した場合、企業の管理責任が問われたり、社会的信用の低下につながったりする可能性があります。

運転日報を「作成するだけの書類」にせず、管理者が内容を確認し、問題があれば改善につなげる仕組みを整えることが重要です。

5．運転日報は車両管理システム導入によるデジタル化がおすすめ

安全運転管理者が行う業務は、運転日誌の管理だけではありません。

運転者の適性把握、運行計画の作成、交替運転者の配置、異常気象時の措置、点呼や日常点検、安全運転指導、アルコールチェックなど、多岐にわたります。

管理する車両や運転者が増えるほど、紙やExcelを中心とした管理では担当者の業務負担が大きくなりやすいでしょう。

そこで有効なのが、車両管理システムによる運転日報のデジタル化です。

車両管理システムの機能はサービスによって異なりますが、一般的には次のような業務の効率化が期待できます。

ドライバーによる入力作業を簡素化し、管理者が必要な情報を確認しやすい環境を整えることで、記入漏れの防止や業務負担の軽減につながります。

さらに、蓄積された走行データを分析すれば、稼働率の低い車両の削減、適正な車両配置、燃料費の削減など、車両コストの最適化にも活用できるでしょう。

まとめ